Comment rédigé une lettre administrative à forme administrative ?

La lettre administrative à forme administrative.

 

La lettre administrative est celle dont : 

    -  L'expéditeur est une administration publique d'état.

 

    - le destinataire est une autre administration publique du même état.

2- Signification de cette définition

1. L'expéditeur et le destinataire sont deux autorités administratives.
2. Ils sont tous dans le même pays.
3. Mais, il n'appartiennent pas à la même administration (dans la même administration, les fonctionnaires ne changent pas de lettre point).
4. Ils appartiennent tous deux à l'administration d'État.

3- concrètement quels sont les autorités administratives qui peuvent échanger ce type de lettre ?

La lettre administrative à forme administrative peut-être adressée, dans un même pays pas : 

 - Un ministre à un autre ministre. 

 - Un ministre au chef d'un établissement public administratif placé sous sa tutelle, et inversement.

 - exemple : le ministre de l'éducation nationale au recteur de l'Université nationale du Bénin ; 

 - un ministre au chef de ses services extérieurs.

 - le chef d'un établissement public administratif au chef d'un autre établissement public administratif. 

 

Présentation de la lettre administrative à forme administrative. 

Pour bien comprendre les explications si après, il faut d'abord se reporter à celle fournir dans le chapitre sur la généralités.

Sur cette base la lettre administrative à forme administrative doit comporter : 

• Les initiales des rédacteurs et dactylographe,
• Le timbre, 
• Les lieux et date d'émission,
• Le numéro d'enregistrement,
• La suscription,
• L'objet, 
• Le test de la lettre, 
• Une signature,
• Les prénoms et le nom du signataire,
• Les références, 
• Les pièces jointes,
• La mention «copie»

La suscription

C'est l'énonciation des titres respectifs de l'expéditeur et du destinataire relié par une préposition.

Présentation de la suscription

En principe la souscription figure en un seul bloc, à droite sous la ligne indiquant le lieu et la date, avec pour composante :

1.  Le titre de l'expéditeur annoncé par un simple article ( jamais «monsieur», ou «madame» )
2. La préposition, alignée, seule sur une ligne.
3. Le titre du destinataire précédé de « monsieur « ou « madame »
4. Le nom de la ville où se trouve le destinataire, souligner. 

Exemple :

Ministre de l'éducation nationale       

à                                                                 

Monsieur le Ministre du Plan et de la Restauration Économique                    

 Cotonou                                                    

2. Exceptionnellement , la lettre peut-être présenter suis un papier à en tête contretemps déjà le titre de l'expéditeur à gauche. Ce genre de papier doit être réserver, dans chaque administration, à l'usage de la plus haute autorité.

  Dans ce cas, seule figure à droite sous la date, le titre du destinataire précédé de la préposition. 

Exemple

7- formule d'appel et formule de politesse 

Après la suscription, la lettre administrative à fort administrative commence directement. Ne jamais répéter, après la souscription, le titre de destinataire (monsieur le ministre par exemple). De même, à la fin de la lettre, j'ai jamais mettre «veuillez agréer...» ou «Je vous prie de...».

8- ne faut-il pas au moins indiquer le titre de l'expéditeur avant la signature ?

 8.1 en principe, la réponse est non point en effet, si c'est l'expéditeur annoncé dans la suscription (soit a droite, soit a gauche sous le timbre) qui signe effectivement la lettre, cela fait une répétition. C'est donc inutile.

 8.2 exceptionnellement, lorsque ce n'est pas l'expéditeur annoncé dans la suscription qui signe à la fin, il est nécessaire de préciser, avant la signature :

 - Qui a signé

 - pourquoi c'est lui qui a signé (délégation, ordre,...)

Exemple :

Pour le Ministre, et p.o.

Le Directeur de Cabinet

Nom du Directeur

B.P...........Cotonou(Bénin). Tel...................

9. l'adresse du destinataire ?

   

   Dans le cas de la lettre administrative à forme administrative, cette adresse ne figure pas sur la lettre elle-même. Elle ne figure que sur l'enveloppe point d'ailleurs, l'adresse du destinataire en tant que tel (boîte postale, rue... ) N'est pas strictement nécessaire. Si la lettre est transmise par porteur, il suffit de reproduire sur l'enveloppe une partie de la suscription ( timbre + ville du destinataire).

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