Ce premier chapitre vise à donner des indications générales sur le sens, la formulation et la place des différentes mentions susceptibles de figurer dans un document administratif.
1- LE TIMBRE.
C'est l'ensemble des mentions qui indiquent d'où vient ce document administratif (ministère, direction...)
Il figure toujours en haut à gauche.
Les différentes mentions sont centrées les unes par rapport aux autres. Elles sont soulignées donc séparés les unes des autres exemple en images.
République du bénin
Ministère de la santé publique
Direction de la santé familiale.
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Corps du document
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1.1. L'appellation De l'État
Comme le montre l'exemple précédent, l'appellation de l'État peut être intégré au timbre mais elle peut également figurer :
Soit au-dessus du timbre au centre de la feuille à la ligne
- Soit à droite toujours en haut
Dans ces deux cas, l'appellation peut-être suivie de la devise de l'État par exemple
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République du Bénin
Ministère des finances
et de l'économie.
Le cabinet
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1.2. le timbre en majuscule
C'est souvent le cas mais ce n'est pas indispensable. Il est simplement recommandé d'utiliser différents corps de caractère pour mettre en relief les mentions essentielles.
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2- LES INITIALES
Il s'agit d'inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui ou celle qui a préparé le projet et de celui ou celle qui a saisi le document. Les deux séries initiales sont séparés par une barre.
Elle figure, centrée, au-dessus du timbre.
Elle permet aussi un peu de savoir à qui faire des remarques éventuelles.
Exemple : A. R. / K. A. pour AMOUSSOU Rodolpho et KOUNOU Anita
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3 - L'OBJET
En résumant sur une ou deux liens la fête donc il s'agit, l'objet doit être aligné sur la grande majeur de gauche délimité par le test et au-dessus de celui-ci.
Exemple : à la ligne
Objet : affectation de deux infirmières diplômés d'état
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Corps du document
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Dans certains documents, l'objet est intégré au titre.
3. 1. L'utilité De L'objet.
Il permet de :
Éviter aux destinataire d'avoir le tout le document avant de savoir de quoi il s'agit.
Facilité l'enregistrement du document, donc les recherches ultérieures.
3. 2. La Mention « a/s» ou « au sujet de »
Il n'est pas nécessaire de mettre cette mention car, bien souvent, avec une telle formation, l'objet n'est pas assez pressé : c'est une formule pour ceux qui ne veulent pas faire cet effort de précision.
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4 - les références
4. 1. quand faut-il mettre de référence ?
Lorsque la même a fait avait déjà fait l'objet d'un ou plusieurs autres documents (lettres, messages,...). Ce sont précisément ces documents qui constituent les références.
4. 2. Est il permis de mettre «N/Réf » et «N/Réf »?
NON. Sa formule le se justifie que dans les lettres commerciales. Dans un document administratif les références se présente comme suite :
Objet :.............................................................
Références: - votre lettre n°..........
- mon message n°.......
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5- LE TITRE
En dehors de la lettre v presque tous les documents administratifs comporte un titre. Le titre c'est a indiqué la nature du document (note, rapport,...). Il figure en haut, sous le lieu et la date. Il doit être en majuscule et centré.
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6- SUSCRIPTION
La souscription sert à indiquer dans certains documents l'expéditeur et le destinataire dont les titres respectifs sont reliés par une préposition.
En principe , la souscription figure en un seul bloc en haut de la droite sous le lieu et la date
Exemple :
Cotonou, le ..................
....
Le Ministere de l'économie et
Des finances
À
Monsieur le Ministre
de l'économie
COTONOU
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